Responsável pelas atividades relacionadas ao apoio de todos os processos administrativos da área de atuação, bem como organizar a logística de reuniões, agendar reuniões, efetuar pagamentos de despesas, colaborar na previsão anual orçamentária, controlar envio e submissões dos processos diversos e garantir a vigência dos prazos, confidencialidade, etc. dos documentos utilizados na área.
Responsabilidades
• Organizar a logística de reuniões internas e externas (de passagens aéreas, reserva de salas, equipamentos, etc.);
• Enviar as os relatórios despesas para área financeira, de acordo procedimentos estabelecidos;
• Elaborar pagamentos aos fornecedores, conforme normas e prazos estabelecidos;
• Agendar reuniões de acordo com agenda e necessidades estabelecidas pela área de atuação;
• Controlar e manter atualizado estoque de material de escritório da área;
• Participar em projetos especiais de acordo com a demanda de gestão;
• Participar nas reuniões dos grupos correspondentes de acordo com a demanda de gestão;
• Organizar reconhecimento de firma de documentos em consulados e embaixadas, para facilitar os documentos exigidos na América Latina;
• Participar na montagem de dossiês de documentos de sua área de atuação, através da organização de documentos, identificando pastas e preenchendo formulários;
• Controlar os pagamentos de taxas governamentais;
• Garantir a obtenção de traduções simples e juramentadas;
• Controlar as despesas e sua alocação correta para a realização do orçamento anual;
• Preparar previsão anual de todos os gastos relacionados com materiais de papelaria/viagens, contribuindo para o desenvolvimento da área de orçamento;
• Assegurar a organização e controle de todos os documentos apresentados aos órgãos, instituições, etc., para facilitar a obtenção de dados no futuro, bem como a segurança da informação.
Qualificações
Formação: Superior Completo em Secretariado ou outras áreas de humanas afins (e.g.: Administração de Empresas)
Experiência: experiência na função/ carreira de secretária.
Idiomas: Inglês intermediário, Espanhol Desejável.
Conhecimentos Técnicos
Pacote Office
Processos administrativos
Habilidades
Comunicação
Relacionamento interpessoal
Trabalho em equipe
Organização
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