Diretoria / Depto.: PRESIDÊNCIA E DIRETORIA BRASIL
Localidade: SÃO PAULO
Unidade de Negócio: PRESIDÊNCIA E DIRETORIA BRASIL
Superior Mediato: PRESIDENTE AMÉRICA DO SUL
Superior Imediato: PRESIDENTE BRASIL
Subordinados: NÃO POSSUI
Função Primária
Assessorar a Presidência e Diretorias programando agendas de compromissos nacionais e internacionais, organizando reuniões internas e externas, administrando e lançando relatórios de despesas, contatando e recebendo visitantes do Exterior e Brasil e efetuando pagamentos de despesas das áreas, a fim de contribuir para o cumprimento de todas as políticas e procedimentos internos, crescimento e sustentabilidade dos negócios da companhia.
Principais entregas:
- Business: relacionadas com a condução da estratégia. Resultados e criação de valor ao negócio.
Assessorar a Presidência e Diretorias, administrando agendas de compromissos nacionais internacionais, realizando follow-up para todas as atividades nas áreas (controle de documentação para fins de compras de equipamentos, pagamentos periódicos de prestadores de serviços, etc), contatando e recebendo visitantes do Exterior e Brasil e programando agendas de compromissos destes, elaborando , controlando e lançando relatórios de despesas, a fim de contribuir para o cumprimento de todas as políticas e os procedimentos internos da companhia.
Extrair mensalmente o status financeiro (Operação BW) dos colaboradores da área, objetivando informar às Diretorias seus saldos e reconciliá-los cumprindo com as políticas da companhia.
Receber informações das áreas de Negócios Brasil sobre visitantes internacionais, programando hotel, transporte, agenda, etc., sempre que necessário, a fim de apoiá-los durante sua estada no país.
Programar e organizar reuniões internas e externas para Presidência e Diretorias, contatando e negociando com fornecedores (hotéis, transportes e equipamentos de informática, etc) e controlando os transportes em aeroportos (ida e volta), objetivando atender as premissas do evento em questão.
Atualizar e providenciar cadastro de fornecedores atuais ou novos junto à companhia, informando dados necessários e consultando a situação dos mesmos junto aos órgãos públicos, a fim de disponibilizar as informações para a área de Tecnologia da Informação.
Lançar notas fiscais de fornecedores em sistema, objetivando efetuar os pagamentos aos mesmos.
Confeccionar e contabilizar mensalmente os relatórios de despesas da Presidência e Diretorias, informando gastos relativos às atividades (combustível, pedágio, manutenção do veículo, taxi, hospedagem, passagens, refeições, telefone, etc), a fim de reportar a Controladoria, assim como reconciliar e contabilizar os relatórios dos demais colaboradores da Presidência e Diretorias devidamente aprovados.
Apoiar a Diretorias em auditorias das Sarbanes-Oxley, fornecendo documentos conforme solicitado, a fim de evidenciar o cumprimento da legislação na companhia.
Efetuar pagamentos de despesas da área (cartão de visita, manutenção de veículo, hospedagem, etc), lançando no sistema a nota fiscal de produto ou serviço e submetendo a aprovação do superior imediato de cada colaborador, para envio a Contabilidade e Crédito e Cobrança.
- Agilidade e Inovação: relacionadas ao processo de melhoria e inovação.
- Relacionamento e Pessoas: relacionadas a gestão e desenvolvimento de pessoas.
Apoiar a todos os colaboradores e áreas do escritório central, orientando sobre os relatório de despesas, eventos, passagens, etc, ou solicitando apoio ao Administrativo em lançamentos de notas fiscais, objetivando agregar valor aos negócios da companhia e cumprir com os procedimentos e políticas internas.
Conhecimentos, habilidades e requisitos:
- Experiência:
Em cargos similares
- Formação:
Superior em Secretariado; Pós-graduação ou MBA Comunicação Organizacional (desejável)
- Conhecimentos técnicos exigidos pelo cargo:
- Habilidades em computador e/ou projeto com nível de proficiência (Sap/ Office/ Six Sigm)
Pacote Office; SAP (desejável)
- Idiomas com nível (inglês é uma necessidade para o nível manager para cima)
Inglês avançado; Espanhol desejável
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